1
START YOUR DAY WITH A priority LIST
Lists are always a good idea. Everyday, I create a list of the most crucial items that need to get done within a workday. I always try to do this the night before so that I wake up already knowing what’s on deck. Making this list at the end of the day gives me peace of mind. It lets me unwind and decompress because I know that I’m organized before going to sleep. I’ll fall asleep easy because I know that I can hit the ground running in the AM.
The number of to-dos can vary.There are plenty of productivity/time management articles that will tell you to always write down a certain number (often 6 or 7), but I think it’s silly to fixate on that. Your list is unique to you and your job. just try to strike a balance between pushing yourself to get the most out of your day, and being realistic about what you can reasonably accomplish. You don’t want your list to become discouraging because it’s too overwhelming. For me, this list most often varies between five and ten items.
I always organize my list with the most crucial or hardest things first.This works wonders for motivation. a lot more on this below, but checking off the scary things first makes every subsequent task seem easier and a lot more manageable.
2
TIME BLOCKING and CALENDARIZING
Time blocking and calendarizing are arguably the two most critically crucial time management strategies for me.
With time blocking, you give all tasks and activities dedicated, uninterrupted blocks of time so that you achieve them efficiently.
You’ll understand this if you’ve ever taken an hour to write a simple email because you keep getting interrupted by other things. give yourself a dedicated block of time for each item on your list. Then, during that dedicated time, only focus on completing that one task.
For me, that even includes a 15 minute chunk in the morning and afternoon to check my texts. then another chunk of time to check the news. I’ve found that one of the biggest game-changers here is time blocking emails. I don’t check my emails as they come in throughout the day. Instead, I give myself a block of time in the morning and in the afternoon to read and respond to emails. everything that comes in during the interim has to wait. Of course, if a particularly urgent email comes in at another time, my assistant knows to alert me to those types of emergencies.
Once you come up with a list of tasks and the dedicated chunks of time needed to achieve them, it’s time to put everything into your calendar.
Not just the “big things” that involve other people (like meetings, calls, etc.), but also the “solo” projects and even the small, mundane tasks. email correspondence, invoice processing, going to the gym, checking your bank statements, etc. If it’s on your calendar with dedicated time, (a) you’ll actually get to it and (b) you won’t be in a constant mental whirlwind of “wait what else was I supposed to do this afternoon?” Designating time frames for tasks ensures they’ll be completed, and not simply fall off the list.
When it comes to structuring your day and organizing your calendar, think about when you’re most productive.
I’m most productive in the mornings, so I like to get my “solo” work projects knocked out first. These are the items at the top of my priority list, and they’re usually what I’d consider the “hardest.” As the day wears on and I get tired, that’s when I love to do meetings, calls, etc. because talking to people energizes me. So, when my own natural energy is diminishing, I get external stimulation from those activities which provides a pick-me-up.
3
ELIMINATE DISTRACTIONS
We all know how easy it is to get distracted or fall down an instagram rabbit hole. So you have to build in safeguards against that. INielenže vypnite upozornenia na telefón počas dňa, ale vlastne zapínám telefón v režime lietadla, takže neexistuje pokušenie ani sa pozrieť na obrazovku a vidieť príval uvedených oznámení.
Správa tímov a komunikácia musí byť tiež efektívne. Môžem napísať celý príspevok o riadení tímu a komunikácii. Stále tu stojí za zmienku, že je dobré informovať svojich kolegov, že najlepšie pracujete v čase blokovania času, kalendárom a vypnutím oznámení, takže úspešne spravujete očakávania tímov. Ak vedia, že takto štruktúrujete svoj deň, budú vedieť, že vás neprerušia a buď (a) držia otázky až neskôr, alebo (b) pošlete otázky atď. Na Slack, ale neočakávajte odpoveď až do času Pridelili ste sa neskôr v deň.
Samozrejme to nie je vždy možné alebo praktické. Vždy existujú dni, keď sa niečo naliehavé vyvíja a nemôžete byť tak rigidní, že nedokážete vyskočiť z svojej rutiny a riešiť niečo, čo je časovo citlivé. Zistil som však, že 90% prerušení nie je skutočne citlivý. Je to niečo, čo má kolegyne na mysli v tom čase alebo e -mail, ktorý náhodne prichádza, keď ste v strede inej úlohy. Pokiaľ ide o 10% skutočných naliehavých problémov, buďte flexibilní a oslovte ich, ale ak sa budete riadiť týmito metódami, zistíte, že získate kontrolu nad svojím životom a časom počas ostatných 90% vášho pracovného týždňa.
4
Zostaňte čistí a organizovaní
Zdá sa to zrejmé, ale je to jedno, na ktorom musím tvrdo pracovať. Nie som prirodzene niekto, kto považuje vrodené šťastie a spokojnosť s dokonale nepoškvrneným domovom alebo pracovným priestorom. Nie som Marie Kondo/Monica Geller a moja predstava zábavnej soboty nezahŕňa výrobcu štítkov ani výlet do obchodu s kontajnermi.
Musím na tom pracovať a vynaložiť vedomé úsilie. Dozvedel som sa, aká zásadná organizácia nie je len pre duševnú jasnosť a produktivitu, ale aj riadenie času. Čas, ktorý som premrhal na strednej škole, na vysokej škole atď., Pretože som si nemohol spomenúť, kde som uložil určitý súbor, alebo nemohol nájsť jedno šaty, ktoré som chcel nosiť – shheesh, to ma závratuje, len o tom premýšľam . Trvá to 30 sekúnd, kým niečo zorganizuje organizovaným spôsobom, ale trvá 30 minút (alebo viac!), KTORÉ SA DOBRAŤ VAŠE DOMOR ALEBO VYHĽADÁVANIE, KTORÉ JE VŠETKO VYRADENÉ. Pamätajte si na to zakaždým, keď sa nechcete niečo odkladať.
Sú tieto tipy na správu času užitočné?
Celkovo ide o skutočne pozitívne zmeny, ktoré môžete urobiť vo svojom každodennom, aby ste sa cítili oveľa viac pod kontrolou vášho času a produktivity. Uvedomte si, že nie každý deň bude dokonalý a nie je potrebné odradiť sa, ak vám vynecháte položku úloh alebo vaše blokovanie času sa dostane z rany.
Kriticky rozhodujúca vec je použiť tieto tipy ako rámec a začať budovať tieto návyky. Aj keď to nejde hladko, stále budete oveľa lepší, ako ste inak. Postupom času začnete mať pocit, že máte oveľa väčšiu kontrolu. Nerobte na seba príliš veľký tlak, pretože to má byť užitočné. Nikdy by ste sa nemali cítiť, akoby ste „zlyhali“ v tom až do tej miery, že sa vzdáte celého systému. Urobte to o krok za druhým, deň po druhom, a budete radi, že ste to urobili.
